系统展览会展会现场-金博会

系统展览会展会现场

推荐使用31会议现场管理。现场管理是一场活动的重要环节，其管理水平和质量将对活动效果和参会体验起到决定性的影响，主办方对现场管理的有序、灵活、高逼格、有创意、强互动等有着更多的需求。31会议根据会议/活动的不同应用场景、规模和流程复杂度，通过数字化、人工智能、IT技术，帮助活动主办方打造了智能、高效、流程化、可衡量的现场管理解决方案，包括从活动展示、注册签到、互动、商务约谈、数据监测分析等活动现场的全流程管理。

一、大会展示，活动入口全覆盖

通过会议APP、微站、邀请函、大会网站建设，或在会议现场设置展位区域等方式，充分展示企业产品，全方位展现品牌形象，还可作为赞助商回报方式，为赞助商提供展示平台。

二、现场注册、电子签到极速完成

注册报名：数字化的报名系统可以在手机端完成参会者的信息收集及缴费，会务组可直接在后台查看报名及缴费情况，支持信息导出与修改；对参会者而言，足不出户，一部手机就可以完成报名及缴费，让报名更加简单。

电子签到：会议的现场签到的常用操作流程是：主办方前期准备时通过活动管理系统中的“注册报名”系统向嘉宾发送含有二维码的电子票，嘉宾到场后主办方通过扫描二维码电子票完成签到。这样就需要选择强大的签到系统和数字化签到解决方案，在31会议的电子签到形式中既有iPad和手机的快速签到，又有扫描枪签到和微光盒子签到，还有“高大上”的人脸识别签到等。这些智能会议签到的速度最高可达1秒/每人，通过多种设备完成创意签到。

同时考虑到会议现场未必都会有良好的网络，还设计了离线签到系统和局域网签到使得现场签到有备无患。

三、接待管理，满足会议特殊场景

接机管理：精准识别嘉宾身份，随时随地了解接机状态。并在线管理嘉宾名单，实时统计分析接机结果。

分房管理：灵活配置分房名单，导入导出十分便捷。若遇现场分房突发情况也能及时灵活调配。同时后台同步实时数据，及结果分析。

就餐管理：扫描参会证件的二维码，快速匹配就餐权限。同时实时查看签到用餐人数，识别错误签到防止重复用餐。

四、现场创新互动，科技范十足

led大屏滚动抽奖环节、数钱比赛以及手机摇一摇抽奖方式等互动，增强了现场的互动感及观众的参与性，将观众的热情引向高潮。

五、商务互动

签约上墙：应用于会议活动中签约仪式现场，由签约双方或多方在移动终端签名并将签名同步到现场大屏幕上，现场嘉宾与媒体

共同见证这一重要时刻，将签约仪式的气氛推到高潮，让签约本身更具新闻价值。

3D互动墙：与微信签到相结合，参会者通过微信扫描二维码实现微信公众号关注及签到，不仅能使参会者获得强烈的参与感和自我展示的机会，而且能让企业的愿景、口号获得新颖的展示，提升品牌形象，传播品牌价值。

六、技术支持

从活动报名、名单管理、签到、会场管理、会后统计等各个环节，31会议现场管理还提供会前驻场服务、项目管理服务、会中现场支持服务、彩排服务、签到员/引导员、专属客户成功经理以及远程培训服务。

举办展会时如何有效管理参展商或参展人员？

在展会进行中，经常遇到现场工作量大，难以兼顾观众体验以及展商数据收集荐采用一站式的展览管理系统，可同时对参展商和参展人员进行有效管理。

一、对参展商而言，可能会遇到地问题：

1、注册信息多，流程长。

2、日程多，管理复杂。

3、参展人员数量大且杂，难以进行数据统一化管理

解决方案：采用31会议一站式展览管理系统，实现线上线下一体化运营

会前：会议展示，注册报名，展会推广

会中：现场管理，现场互动，展会直播

会后：数据报表，会员管理

二、对参展人员而言：参会嘉宾到达后通过人脸识别确认嘉宾身份，工作人员无需询问嘉宾身份信息，只需出示报名二维码，通过扫码签到设备进行扫码验证，验证成功后系统自动关联打印参会证件，签到准确、快捷、高效。并且参展商可根据次数据进行会后分析工作。

如何做好展会现场管理

在人潮涌动的展会现场，组织管理者总有千头万绪需要去打理，会场布置、设备搭建、嘉宾接待、会场签到、流程场控、礼品发放、分会场/区域管控、大会安保等等，市场人既要在忙碌的现场工作中挣扎突围，还要应付随时可能出现的紧急事项。

高效的活动会议现场管理就尤为重要，给大家介绍操作容易的一套现场执行管理系统：

01接待管理

●识别来者身份

●签到核销等入场工作

●协助办理相关证件

●疏导到会车辆

●介绍展会活动的基本情况

●?制定人员流动疏导方案

●讲解展会现场相关注意事项

●告知开馆、闭馆时间

●其他接待相关事务

02商务管理

●验证手续、办理交费、出具发票

●收取相关商务租赁费用

●收取临时入场购票费用

●审核发放现场各项支出

●编辑管理相关协议文本

●填写各方制定的临时需求表格

●其他商务相关事务

03后勤保障

●现场相关餐饮服务商管理与调度

●现场相关运输设备管理与调度

●现场相关移动展具、模型的临时管理与调度

●现场可移动广告载体管理与回收

●现场展示租赁设备管理与回收

●现场绿植管理与回收

●现场成型宣传材料管理

●现场摄影摄像设备管理与协调

●现场各种开幕、闭幕物品的管理与回收

●现场各种工作证件与服装等相关物品领用

●现场各类人员的管理与疏导

●现场各类信息的处理、反馈与收集

●现场各类组织关系的协调与分配

04展区展务管理

●展区测量与展品检查

●更换与调整展位

●展位噪音管理

●展位水、电、气、餐饮协调

●展品知识产权保护协助

●展位施工与设备安装协调

●展商代表与展出品核实

●展区广告内容核实

●展区参观人员疏导

●展区桌、椅、垃圾桶协调

●展区安全防范

●其他展区相关服务

05现场调度

●协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派

●控制会展活动现场的进行程序

●调配现场相关管理人员与服务人员

●对现场各类突发事件做出处理决定

●重要工作内容通知下达

●重要领导参观路线设置

●检查各系统实际工作情况

●公布会展现场重大变化情况

06工程与设备管理

●标准展位运输、安装、检修、拆卸管理

●展场水、电等申请、输送、安装管理

●特装展位施工管理

●大型展品物流与安装管理

●展位移动、撤除、检修、管理

●大型表演使用设备的安装、检修、拆卸管理

●工程运输设备使用管理

●协调场馆方、施工方业务关系

●协助办理工程人员证件

●检查会展活动现场使用材料

●人员管理设备与现场大型广告载体的安装与管理

●背板、开幕台、剪彩台的安装与检修

●展场通风、通气设备检修、安装管理

07现场防护管理

●维护展期安全，防止各类事件发生

●巡逻展示区域治安与公共危害防治

●排查消防设备设施

●协助核对进入展区人员身份

●失物报检、领取管理

●呼叫对讲系统建设

●现场纠纷处理

●现场医疗救助及处理

●展区监控设备安装与检修

除了上述各环节管理工作之外，鲸会务也从技术支持上为大家提供了全程数字化会议管理系统，可以帮助主办方更加高效、简洁的完成各类活动会议的现场管理。

展览会现场管理存在的问题与对策

具体的应该请教前辈，这个不好说，总有些死角，注意不到的地方，如果是新手，最好先跟着别人去开，然后仔细的观察他们是如何运作的，各方面都要观察到，这就要看你的能力了，事在人为，事事考虑周全，把过程中遇到的问题仔细分析，事情发展都是有原因的，多跟举办方沟通，不懂的地方就问，展会方提的建议要经考虑后采用，不能不信，也不能全信，这得看你自己和举办方的了。

展览现场管理主要包括哪些内容

一般情况下，主要内容包括:

1、现场整理的内容，主要是对展览现场非必需品处理的现状；

2、现场整顿的内容:主要是对生产现场必需品的处理现状，一般包括定置管理现状、现场划线定位情况、可视化管理应用等；

3、现场安全生产管理内容:包括消防、预防机械伤害、触电等等方面

4、现场设备维护的内容:设备维护内容、周期、要求等

5、现场质量管理内容:工艺看板、质量管理、SOP、QCC活动等

6、现场人员管理内容:主要包括员工团队建设、班组建设、员工激励等

7、现场生产效率和生产计划方面的内容:例如生产进度、批次管理等等。

线上展览会展会现场

线上展会有什么特点？线上展会作为一种全新的会展组织策划、企业参展和观众观展的方式，近几年逐渐受到企业关注，展现其独特优势。1.参展成本低。线上展会可以极大的降低参展成本的支出。无需人员去到展会现场，无需将产品进行长途运输，无需制作线下展示物料，仅需在相关展会平台上发布与企业相关的产品介绍，就能够与来自各地的客户进行交流，投入最小的成本，收获最大的利益。2.全天候参展。线上展会打破了时间与空间的双重限制，做到了时时办展、处处参展。不管你在哪个城市，不管什么时间，只要拥有了自己的线上展位，就能够随时随地与客户进行沟通交流。3.参与范围广。线下展会受成本制约，通常不是行业内所有的企业都能参与线上展会很好的弥补了这一问题。参展企业仅付出较低成本，一样能够得到与展会相关的商业信息。4.大数据服务。线上展会不仅可以精准获取展会的总流量和每家展商的被观展数据、询盘信息等，还可以分析跟踪，为其它展会或其它行业进行数据交换整合，相互服务，分享共赢。5.安全环保。线下展会每举办一场，将会产生巨量的会展垃圾，造成资源的严重浪费，线上展会很好的解决上述问题。6.宣传形式多样。线上展会在网上以各种方式（新闻链接、网站嵌入、公众号和微信转发、甚至是单独的一个APP）向国内外无限传播、永不落幕，也可方便地保留和积累成展会历史档案。

线上展览会展会现场