艺术展览前期需要准备什么

通常情况下，我们在启动一个项目之前，首先要了解项目的来龙去脉，分析项目的社会环境，才能在后继的工作中，更容易把握住展览的核心，避免不必要的无用功，这是一个横向的工作。

而设计阶段则是纵向的工作，是一个逐步深入的过程，主要由空间划分、氛围营造、重点展项、展墙版面及局部空间设计等几部分组成。

准备阶段

准备阶段包含了对项目情况的了解和对展览内容的解读。

项目情况泛指项目的立意缘由、服务群体和想要达到的社会效果等设计以外的信息，他们是项目的立足根本，决定了设计的总体方向和所能达到的高度，回答了要做一个怎样的展览和为什么人做的问题。

另外在准备阶段，对建筑的了解也必不可少。建筑是展览的承载者，是设计师大显身手的舞台，充分利用建筑层高、结构、采光、通风等特点，有时候会带来意想不到的展览效果。

对于陈列设计师而讲，对展览内容的解读则是准备阶段的重中之重，好多形式上的问题，都可以在这里找到答案。

如果把一场展览比喻成一个人的话，那么内容就是这个人的内在性格与文化涵养，倾向于精神层面；形式设计则是这个人的外在形象，或碧玉小家、秀外慧中，或大家闺秀、豁达直爽。

展览中的所有工作，都是围绕着展览内容展开的，每一个空间的设置、造型的制作、技术的应用、材料的选择等等，都缘起于所要展示的内容，要充分考虑到形式和内容的统一，做到“师出有名”，才能事半功倍。这一方面，是和其他空间设计最大的区别所在。

展示内容是展览的灵魂。

展览内容=文字资料 图片资料 视频资料 展品情况

空间划分

空间划分是展示内容与建筑空间结合的过程，是一个充满理性推理和不断自我否定的过程。这个阶段的成果，涉及到空间的体量与内容的串联、参观形式与人流动线。这个阶段的成果只是展览的雏形，是探索展览节奏的一个过程，随着项目的深化，有相当一部分有可能会被逐渐的替换掉。说他是一个充满推理的过程，因为我们需要根据展览大纲中每一部分内容的体量和存在价值，合理的进行空间划分并导入到建筑空间中。这是一个反复推导、论证的过程，有时候可能中途就会整个推倒重来，也是正常不过的。设计是一个没有标准答案的工作，所以在整个过程中，不断自我否定的勇气和追求更美的信心就变得尤为可贵。

在参观形式上，自由式参观和递进式参观最为常见。

自由式参观，顾名思义，即没有指定的参观流线。这样的展览大多会呈现开敞式的空间特点，参观者可以根据自己的意愿自由浏览，而不会影响其对内容的理解和展览的最终目标。

在内容上则呈现多 “知识点”并列存在的模式，这些“点”相对独立而又紧密依靠，在空间上看似是分散的，但内在的精神指向是非常统一和明确的。

自由模式的展览就像是在画一幅写意画，关键在于能否做到“形散而神不散”。这里的“神”就是指内容的精神、展览的内涵。

递进式参观模式相对来说更加具有逻辑性。表现在空间上，就像不同宽度的“过道”一样，尤其在叙事性的展览中更是常见。构成上由主展线和辅展线组成：主展线是内容陈述的主要载体，辅展线是对主展线内容的补充、扩张或延伸。

有时候两者很容易混淆，造成参观逻辑的混乱，这点尤要注意。

递进式参观模式最大的优点在于参观之初，就已经为参观者指定了“参观流线”，展览节奏始终掌握在业主手中。

递进式展览在内容上有很强的逻辑性，参观过程中容易产生疲惫感，所以更多时候会借鉴曲径通幽、步移景换等空间设计手法，不断的刺激人们的感官，帮助参观者维持住良好的精神状态。

两种参观模式并不是绝对的。对于大型展览，两者都是穿插应用。

氛围营造

空间氛围的营造，几乎是在准备阶段就要开始着手考虑。

不同的展览有不同的主题内容，对应的也会有不同的展览氛围，他是随着对展示内容的深入了解而逐渐清晰的一个过程。

一个好的展览，在参观者接触切实、具体的展示内容前，通过展厅的空间氛围，就已经能够感受到展览内容将要讲述一个怎样的故事、传达一个怎样的精神。

当没有更好的选择的时候，材质和灯光往往会成为氛围营造的好手。

随着科学技术的发展，市场上开始出现各种新型材料和加工技术，使以前的许多不可能变成了现实，给博物馆陈列设计带来了更多选择。不同的材质有不同语言，这种特质，在展览设计中被用到了极致。

例如木材给人的感觉很亲近，经常用来作为自然类、生活类的展览主材，石材给人的感觉端庄厚重，经常用来作为历史类的展览主材，钢铁给人感觉坚强硬朗，经常用来作为革命类、战争类的展览主材等等。

灯光是空间的着色剂。

最开始的时候，人们关注展览的灯光技术，完全是出于对展品的保护。灯光作为长期的作用于展品的一个因素，所产生的伤害是不可逆的，尤其对于纸类、帛类等历史文物。这也是文物类展厅中灯光昏暗的主要原因。

现在的灯光技术已获得了长足的发展，随着展品保护问题的解决，人们逐渐开始注重灯光对空间氛围的作用。假如一个展览自始至终都是一个色调，就像一张素描画，如果没有足够精到的细节，很容易催生出人们的惰性，使展览效果大打折扣。

而单纯依靠材料塑造出来的展览细节，又会显得后劲不足。这个时候便可以通过灯光的冷、暖、明、暗变化，对空间色彩进行调和，改变空间节奏，增加展览效果的多样性。

给灯光增加有色灯片，和材料着色是一个道理，但灯光的灵活性是材料着色无法比拟的。

灯光的颜色会影响照明对象的显真性，所以一般会选择和展品照明关系不是很密切的地方，如装饰性灯带、场景灯光、主题空间等地方，以不影响展品和参观者的沟通为基本原则。

展览氛围的营造，是对设计师空间塑造能力和内容理解能力的考验，恰当的参观环境，可以有效的改善参观者的观展感受，大幅度的提高展览效率。图为大峡谷集团制作陵水城乡规划展览馆

展项设置这里说的展项设置，更倾向于相对独立的展览项目，通常是对重点内容的扩充展示和补充说明，技术上多倾向于雕塑、绘画等艺术类造型手段和声、光、电多媒体技术。技术的选择本身是基于内容需要的基础上，服务于展览的最终目标。

现在许多项目中，为了单纯的追求所谓的艺术效果或科技感，在手段上不断的强行植入，这样的作法本身就有舍本求末的嫌疑，对于业主和设计方都有很大的风险。

无论使用什么样的形式，对于内容而言，仅仅是“手段”而已。

重点展项的正确使用，能够产生“二两拨千斤”的效果，会化作参观流线上的“珍珠”，为展览锦上添花。

常用于重点展项的设计手法，除了各种艺术类展示手法和声、光、电多媒体技术，有时候也会通过非常具有特性的独立空间进行表现，这种空间更多时候倾向于“写意”，是对“感觉”的一种表达。

艺术类的表现手法包含了艺术塑形类手法、绘画表现类手法、艺术造景类手法等，艺术品对氛围渲染、情绪表达具有先天优势，具有很强的空间表达能力和艺术感染能力，很容易使参观者与展览产生情感上的共鸣。

在材料上也有很多的选择，无论是圆雕还是浮雕，都可以根据设计需要在各种石材、金属、木材等方面得以实现，有效提升展览的艺术性。有时受作者的社会影响和时间的累积，艺术品本身也会进化成展览象征的一部分，甚至转化成“藏品”。

艺术塑形手法：浮雕、雕塑、版画

绘画类表现手法：镂雕、国画、油画、连环画

艺术造景手法：场景再现、微缩景观

声、光、电多媒体技术对于多媒体技术的应用，大概可以归为以下几点：

1、 渲染空间氛围：为参观者打造良好的观展环境，一直是空间设计的追求目标，好的氛围能起到事半功倍的效果。

2、 增加展览的互动性：互动展项可以拉近参观者和展览的心理距离，从而唤起参观者心中的认同感，有效加深对内容的理解和记忆。

3、 提升展览的科技感：倾向于技术的展示，一般情况下更适用于科技馆、科普馆等项目中，本身的展览内容和这项技术有共鸣的地方。

4、 扩充展览容量：对展墙内容进行深化、补充说明。有些时候展览空间有限、而又不得不对这块内容进行更深一步的讲解的时候，可以借助多媒体手段进行展示，比如查询屏等。图为大峡谷集团制作鸡西石墨多媒体展厅

由此可见，重点展项中技术应用的选择，并不是想最终还是取决于展览的需求和目的上，根据需要选择最适宜的手法，才是正确的打开方式。展墙版式

之所以将展墙在这里单独设置，是因为在很多的展览里，展墙几乎是内容的主要载体，尤其是以图文为主的展览中更为突出。这个时候的展墙的设计元素，就成为彰显专业性的地方了。

前面讲述空间氛围的时候，提到了材料的应用和内容的关系，在这里同样适用。即使再多的图片，也有他们自己的特性。

当我们面对一大堆的图片内容的时候，首先要尽量捋清他们的共性和特性，针对有代表性的图片，从形式上，如材质、工艺等，去加以推敲并区分，这不仅是对图片内涵的回应，也是对视觉效果的提升。作为工艺类的施工项目，这个细节不容忽视。

展墙常用的设计元素，在技术上包含了静态的图片和动态的视频。

动静结合的展示方法，改变了展览传统的展示方式。常用的有电视、广告机、投影、LED屏、拼接屏等，他们可以充分的融合到图文的平面排版中，使展览形式更加丰富活泼，内容更加具有说服力。

在材料、工艺的选择上包含了灯箱、相框装裱、拉米娜图版等，以及特殊材料的UV制作。对于重要图片进行灯箱展示或相框装裱，能够有效的突出其在内容上的重要性，是作为区别于其他图片的常用方法。

现在UV制作的基材几乎包含了所有的板材，从石材、金属板到木材、玻璃等，一应俱全。对于展览来说，这是莫大的幸福。

在形式上还会以“展柜上墙”、“雕塑上墙”、“沙盘上墙”等多种形式呈现，已完全突破了空间属性的概念，使各种展示材料和形式的结合更加紧密。这也是一个成功的展览的关键所在。图为大峡谷制作井冈山乔林党支部陈列馆

局部空间塑造这里说的局部空间主要是指展柜的内部空间。

展品作为展示内容的见证者或者重要载体，是展览的“证据”，也是最重要的成员。而展柜作为展品的载体，其重要性便不言而喻。展托的作用是对展品的保护和支撑。

根据展托位置，通常分为一级展托、二级展托和三级展托，当然安全性依然是首要的。可用作展托的材料很多，如各种金属、石材，以及亚克力、木板包织物等。

材质的选择受制于展品，例如在展示一些墓葬出土文物的时候，刻意选择类似泥土纹理的材质，从而呼应展品出身；枪炮兵器的展托使用钢板材质，从而使他们在材质上有共同之处，等等。

展托的复杂程度一般受制于展品的重要性，即越重要的展品，其层级可能会越多，材质和做法也会越复杂。展托是“让展品说话”的重要手段，是参观者与展品沟通的桥梁。

除了展托，照明也是展柜中的重要组成部分。目前的展柜照明中，随着技术的发展，囊括了泛光灯、射灯、灯箱等各种形式，如此也让柜内的小空间自成洞天，变得丰富起来。

由此可见，陈列设计作为装修设计的一种，是建立在具有明确的展览目的和指定的展览内容的基础上的学科。

受制于项目的立意、背景、服务对象，以及追求的社会影响等各方面因素，是科学严谨的理性推导和天马行空的艺术构想充分结合的产物，他既不像艺术创作那样的张扬放荡，也不像科研工作一样的拘谨慎微。

（一） 邀请 ；

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

⒈信息发布——从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

⒉回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

⒊回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

（二） 签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

（三） 餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。三

（四） 秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

（五） 茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

（六） 翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有），而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。

应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

（七） 车辆调度

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

（八） 健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

（九） 保险知识

组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。展出者需要自行安排保险。

保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。

展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。

（十） 礼仪与迎送

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

（十一） 展台人员训练

为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。

培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：

⒈情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。

⒉工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

⒊技术训练：主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。

（十二） 秩序维护

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。

展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机）、或者磁卡式代表证。

资料快速收集利器——电子名片

传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

（十三） 会展考察/旅游

会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。

⒈真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

⒉会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时（大多数为24小时以内）。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

（十四） 展览设计

如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验

⒈造型要考虑展位利用率的最大化；

⒉造型要考虑人流心理及流向；

⒊造型应当符合参观对象的审美导向；

⒋造型要考虑施工难度及成本因素；

⒌造型还要考虑安全性。

展览设计要遵循一些原则，主要有：

1、展览设计的完整性原则。

2、展览设计的文化性原则。

3、展览设计的环境性原则。

4、展览设计的时代性原则。

5、展览设计的创造性原则。【百变展览设计：广州市海珠区新港中路艺影街121号803室】

（十五） 产品展位装潢及展具使用

尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。在一些著名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。现在流行的展示用具主要有3大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。

一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较高，通常不可多次使用。

循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不必拥有器材的物权，可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，不足之处是价格较高，不易携带。

最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运输。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。对国内一般厂家参展来说，较适合使用第3种便携式展示用具，只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式，而且可循使用。

A. 展台搭建有什么要注意的？

成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。笨重的、占地多的物品最好先行运入现场，一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机，以便吊卸这些展品，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。

B. 小展位参展如何引人注目？

由于参展企业自身规模、资金能力等限制，有时参展只能购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢？

⒈使用灯光，尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高30%—50%。

⒉强调设计，突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。

⒊依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品，避免过度拥挤或稀松。

⒋善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具，应该给人“小而精”的感觉，把展位装潢得有品位。

⒌使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果——图片一定要精美，构图应该是舒适而不失抢眼，创意而不显凌乱，还有太过密集或太小的图片皆不易读取，限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板120cm以上的地方开始放置。

⒍在保证企业Ⅵ得到忠实的原则下，展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。

⒎成立完整服务式展览展位，热情接待来到展位的参观者，对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。

⒏在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。

C.小展台怎样打造出大展台

在设计手法上做到极致，从点、线、面、色彩出发进行设计。 点可以是产品、标志或者是展厅内的某种颜色。点可以标明或强调位置，形成视觉注意的焦点。用点的无规则排列能给人一种视错觉上的动感，形成轻快、活泼的氛围，使得整个空间变得跳跃，而不再像小空间那样给人堵塞的感觉。 用延长线条长度的方法，给人一种“扩大”空间的错觉。 使用条形或整幅的镜面玻璃形成虚中见实的视错觉效果，用镜子将有助于制造假象，在视觉上扩大空间范围。此外镜子还能产生一种虚幻的对称效果。 （十六） 交际/酒会

交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

（十七） 新闻发布会

新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：

⒈目的

⒉信息发布的目标受众

⒊拟邀请对象

⒋发布会规模

⒌新闻发布会涉及到的事情大同小异，包括这几大部分：

Ø 活动策划与主题确定

Ø 节目策划与议程安排

Ø 资料准备

Ø 与会人员邀请、沟通与确定

Ø 时间、场地落实与场景布置

Ø 产品展示、演示与信息发布

会展策划管理师师资

会展领域专业人才的缺乏已成为制约中国会展业健康发展的一大瓶颈，中国教育培训市场的潜在市场规模达3000亿元，实力各部相同的培训机构及良莠不齐的职业讲师能力是会展业发展的一块软肋。以上海为例，据上海市会展行业协会提供的数据显示，在这个协会注册的会展公司有150多家，但有5至10年实际操作能力和经验的会展经理却不足50人。可见，号称百万大军的会展人员队伍，真正懂会展、会操作、会管理的专业人才不足1%。据业内人士预测，中国今后3年内，会展市场需要从业人员200万人，需要高级会展管理人员50万人左右，而且每年要以15%的速度递增。

会展业发展除引进国外人才外，培养自己的的会展策划人才是重中之重，因此行业的发展对会展策划业职业讲师的需求和标准提出了非常高的要求。现阶段既准确掌握行业发展方向，又了解企业需求，同时还整合了国内顶级理论和实战方面的高端师资，且具备颁发国家认可的职业讲师资格证书的机构在国内凤毛麟角。

由于高等教育体系的先天不足，无法准确把握行业脉搏，尤其是具体到领域内某行业的具体岗位的职业讲师培训更是无从展开。虽然部分高校设立了会展专业，但由于老师偏重理论的特点，致使部分本科学生在毕业之后仍旧缺乏实际策划能力。

为此人力资源和社会保障部中国就业培训技术指导中心（CETTIC）早在几年前就开始联手制定职业师资培训标准，最终选定“金色讲台”（国内一开展职业师资培训的高端品牌）为其会展领域职业师资培训的唯一机构，并唯一授权其组织考试并颁发《会展策划师·师资职业培训证书》。

第一步先确你所举办艺术交流展览的规模。

第二步也是最主要的就钱，即你是否有足的资金举办该交流会。如果没有可以考虑去拉下赞助，交流会上可以给赞助商打下广告。

第三步根据资金、艺术交流会规模选择举办场地和时间。

第四步根据交流会规模，准备交流会作品、邀请参加人员、嘉宾(最好能请到重量级的人物)。

第五步准备维护现场秩序的工作人员，准备交流会所需的物品如饮用水等。若交流会要颁发奖项，需提提前准备奖品。

第六步艺术交流开始。

如果自己举办，之前举办过类似的活动还好，毕竟有一些经验。但如果是第一次举办，难免会有一些纰漏。资金情况允许的话，建议找专业的人做专业的事，找一个专业的公司进行举办。